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행정이나 회계 업무를 맡다 보면 꼭 작성해야 하는 문서가 있습니다. 바로 ‘지출결의서’죠.
하지만 막상 작성하려 하면 헷갈립니다. “원인행위일자는 뭐고, 결재일자는 언제지?” 같은 질문이 자연스럽게 떠오르죠.
이 글에서는 지출결의서 작성 순서와 각 날짜의 의미, 실수 방지 팁, 그리고 감사에서 지적받지 않는 노하우까지 전부 정리했습니다.
📌 지출결의서란 무엇인가?
지출결의서(Expenditure Resolution Form)는 기관이나 기업이 예산을 집행할 때, 해당 지출이 적법하게 이루어졌음을 증명하는 공식 문서입니다.
쉽게 말해, “이 돈을 왜, 언제, 누구의 승인으로 썼는가?”를 보여주는 회계 증빙 서류죠.
따라서 결의서에 적힌 날짜는 단순한 형식이 아니라 회계 법적 근거로 작용합니다. 한 날짜만 잘못 입력돼도 예산 부적정 처리나 감사 지적 대상이 될 수 있습니다.
🧭 지출결의서의 5단계 핵심 흐름
지출결의서에는 다음과 같은 5가지 핵심 날짜가 포함됩니다.
- 원인행위일자 (Cause Action Date)
- 발의일자 (Proposal Date)
- 결재일자 (Approval Date)
- 출납일자 (Payment Date)
- 등기일자 (Registration Date)
이 순서를 반드시 지켜야 합니다. 왜냐하면 이 순서는 예산 집행의 법적 절차를 보여주기 때문입니다.
1️⃣ 원인행위일자 — 지출의 시작점
사업 또는 지출의 법적·행정적 근거가 발생한 날짜를 의미합니다.
- 물품 계약을 체결한 날짜
- 출장 명령을 승인받은 날짜
- 용역 계약을 맺은 날짜
예시: 2025년 10월 1일에 계약 체결 → 원인행위일자 = 2025.10.01
주의: 실제 결제일이 아니라 ‘계약의 효력이 발생한 날’을 기준으로 해야 합니다.
2️⃣ 발의일자 — 문서가 처음 상신된 날
담당자가 결의서를 기안하여 결재라인에 올린 날짜입니다.
즉, 결의서가 시스템에 처음 올라간 시점이에요.
예시: 2025.10.03일 상신 → 발의일자 = 2025.10.03
주의: 원인행위일자보다 같거나 늦어야 하며, 전자결재 시스템 상신일과 동일해야 합니다.
3️⃣ 결재일자 — 승인 완료일
상급자 또는 기관장이 결의서를 최종 승인한 날짜입니다.
결재란에 서명 또는 전자결재가 완료된 시점을 기준으로 합니다.
예시: 기관장 결재 완료 2025.10.04 → 결재일자 = 2025.10.04
주의: 결재일 이전에 지출이 이루어지면 ‘선지출’로 감사 시 즉시 지적됩니다.
4️⃣ 출납일자 — 실제 지출일
결재 완료 후, 실제 자금이 출금·결제된 날짜입니다.
- 은행 송금일
- 카드 결제일
- 현금 지급일
예시: 카드결제 완료일 2025.10.05 → 출납일자 = 2025.10.05
주의: 결재일자 이후여야 하며, 통장 내역·카드 영수증과 반드시 일치해야 합니다.
5️⃣ 등기일자 — 회계 시스템 등록일
결의서가 회계 시스템에 입력된 날짜를 의미합니다.
예시: e-호조 등록 완료일 2025.10.06 → 등기일자 = 2025.10.06
주의: 출납일자 이후 또는 동일 날짜로 작성 가능합니다. 수기로 입력 시 실제 등록일 기준으로 해야 합니다.
📊 지출결의서 날짜 순서 정리표
| 항목 | 의미 | 기준 | 예시 |
|---|---|---|---|
| 원인행위일자 | 지출 근거 발생일 | 계약·주문일 | 2025.10.01 |
| 발의일자 | 결의서 기안일 | 상신일 | 2025.10.03 |
| 결재일자 | 승인 완료일 | 결재 완료일 | 2025.10.04 |
| 출납일자 | 실제 지급일 | 지급 완료일 | 2025.10.05 |
| 등기일자 | 회계 등록일 | 시스템 입력일 | 2025.10.06 |
⚙️ 결의서 작성 시 꼭 지켜야 할 5가지 원칙
- 📍 날짜 순서 유지 — 반드시 원인행위 → 발의 → 결재 → 출납 → 등기 순
- 📍 선결재 원칙 — 결재 전 출납 시 ‘선지출’로 부적정 처리
- 📍 근거 서류 일치 — 계약서, 세금계산서, 통장 내역과 일자 대조
- 📍 시스템 일자 확인 — e-호조, 나라장터 등 결재일 기준
- 📍 모든 문서 PDF 백업 — 결의서 + 증빙 서류 함께 보관
🧾 실제 결의서 예시
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 지출명 | 사무용품 구입 (2025년 10월) |
| 원인행위일자 | 2025.10.01 |
| 발의일자 | 2025.10.03 |
| 결재일자 | 2025.10.04 |
| 출납일자 | 2025.10.05 |
| 등기일자 | 2025.10.06 |
| 지급방법 | 법인카드 결제 |
🚨 실무자들이 자주 하는 실수
- ❌ 발의일자가 원인행위일자보다 빠름 → 순서 오류로 감사 지적
- ❌ 결재일자보다 출납일자가 빠름 → ‘선지출’로 부적정 처리
- ❌ 등기일자 누락 → 회계 장부 미기입으로 결산 지연
💡 실무자가 꼭 알아야 할 3가지 팁
- ✔️ 결의서 작성 전 반드시 계약일 확인
- ✔️ 전자결재 시스템의 실제 결재일 기준으로 작성
- ✔️ 결재-출납 간 간격 최소 1일 확보
✅ 결의서 관리 잘하는 기관의 비밀
결의서를 잘 관리하는 기관일수록 감사 리스크가 낮고, 업무 효율이 높습니다.
- 📂 모든 결의서 파일 자동 백업
- 🧾 결의서-거래내역-증빙서류 일자 자동 대조
- 💻 월 1회 ‘결의서 일자 점검표’ 자동 생성
이 세 가지만 실천해도 감사 스트레스 80% 감소 효과가 있습니다.
🧠 마무리 요약
지출결의서 작성 순서 핵심 5단계:
- 원인행위일자: 지출의 시작점
- 발의일자: 문서 상신일
- 결재일자: 승인 완료일
- 출납일자: 실제 지출일
- 등기일자: 회계 등록일
이 순서를 지키는 것만으로도 감사 대비 90% 완성입니다.
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