엑셀 데이터만 있으면, 한글(HWP) 문서에서 수십~수백 명에게 맞춤 출력 가능!
한컴오피스 메일 머지(Mail Merge) 기능을 제대로 활용해 보세요.
이 글에서는 엑셀부터 한글까지 단계별로 상세하게 설명합니다.
✨메일 머지가 뭔가요?
**메일 머지(Mail Merge)**는 엑셀 같은 데이터 파일을 기반으로,
한글(HWP) 문서에서 개별 사용자에게 맞춤된 정보를 자동으로 삽입해주는 기능입니다.
예를 들어, 100명의 이름이 담긴 엑셀 파일을 준비하면,
한글 문서에 있는 {{이름}} 부분에 각각의 이름이 자동으로 채워지며
100개의 문서가 자동 생성됩니다.
📌활용 예시
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수료증 / 상장 대량 출력
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고객 안내문 개별 인쇄
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행사 명찰 / 라벨 제작
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초대장 / DM 발송 문서
🧩Step 1. 엑셀 데이터 파일 준비하기
메일 머지의 출발은 바로 ‘데이터’.
엑셀(.xlsx) 형식의 데이터 파일을 준비합니다.
📋작성 방법
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첫 번째 행은 반드시 필드명으로 입력 (예: 이름, 전화번호 등)
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필드 아래로 값(데이터) 입력
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파일 저장 시 형식은 반드시
.xlsx
이름
홍길동
김민수
이서연
✅주의사항
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전화번호처럼 숫자가 0으로 시작되는 값은
→ 셀 서식을 ‘텍스트’로 지정해야 손상 없이 유지됩니다. -
병합된 셀이나 빈 행/열은 오류를 유발할 수 있으니 피하세요.
📝Step 2. 한글(HWP) 문서에 머지 필드 삽입하기
엑셀 데이터와 연결될 한글 문서를 열고,
데이터가 들어갈 자리에 머지 필드 표시를 삽입합니다.
예: 이름이 들어갈 곳에 {{이름}} 표시 삽입
👣실행 순서
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한글 문서에서 출력할 양식 문서를 엽니다. (예: 수료증)
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이름이 들어갈 위치에 커서를 둡니다.
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상단 메뉴 →
도구 > 메일 머지 > 메일 머지 표시 달기클릭 -
[필드 만들기] 클릭 → 필드명으로
이름입력 -
[넣기] 버튼 클릭 → 본문에
{{이름}}이 생성됨
🎯 머리말, 표 안, 문단 안 어디든 삽입 가능
🔗Step 3. 메일 머지 실행: 엑셀과 한글 연결
이제 한글 문서에 엑셀 데이터를 연결하는 단계입니다.
아래 단계대로 따라 하면 누구나 쉽게 실행할 수 있어요.
👣실행 절차
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문서 열기
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메뉴 →
도구 > 메일 머지 > 메일 머지 만들기(시작) -
데이터 원본:
한셀/엑셀 파일선택 -
[파일 선택] 버튼 → 준비한
.xlsx파일 불러오기 -
‘Sheet1’ 같은 시트를 선택
-
출력 방향 선택:
-
화면(미리보기) → 추천 -
프린터(즉시 출력) -
파일(PDF 등 저장)
-
⚠ 처음 실행할 땐 반드시 ‘화면’으로 확인하세요.
실수로 프린터 설정 시 곧바로 인쇄될 수 있어요!
👀Step 4. 결과 확인 & 출력
엑셀 연결이 완료되면 미리보기 창이 뜹니다.
이제 한 사람씩 결과를 확인해봅시다.
✅ 확인할 것
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각 문서에
{{이름}}자리에 올바르게 이름이 들어갔는지 -
이름이 누락되거나 오류가 있는 경우가 있는지
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다른 필드도 정확하게 반영됐는지
👆 좌우 화살표로 **각 레코드(행)**를 확인할 수 있어요.
🖨 인쇄하기
-
문제가 없다면 →
인쇄버튼 클릭 -
프린터 연결 혹은 PDF 저장 등으로 출력
🎯라벨·명찰 등 라벨 문서 출력 팁
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쪽 > 라벨 문서 만들기메뉴 사용해 라벨 형식 문서 생성 -
첫 번째 라벨에만 머지 필드를 삽입 (
{{이름}}) -
머지 실행 시, 자동으로 모든 라벨이 채워집니다
⚠ 모든 라벨에 필드 표시를 삽입하면 중복되거나 오류 발생 가능
🚨자주 묻는 문제 해결 Q&A
| 문제 상황 | 해결법 |
|---|---|
| 이름 필드가 비어 있음 | {{이름}} 표시와 엑셀의 열 이름이 정확히 일치하는지 확인 |
| 출력 직후 인쇄됨 | 출력 방향이 ‘프린터’로 되어 있음. → ‘화면’으로 변경 필요 |
| 엑셀 시트가 안 보임 | 엑셀 저장 형식을 .xlsx로 저장했는지 확인 |
| 라벨 한 칸만 출력 | 첫 라벨에만 필드를 삽입해야 함 |
💡실무 팁 요약
✔ 엑셀의 첫 행은 필드명으로 지정
✔ 전화번호는 ‘텍스트’ 형식으로 입력
✔ 한글 양식엔 {{이름}} 같은 필드 표시 삽입
✔ **출력 전 ‘화면 미리보기’**로 반드시 결과 확인
✔ 라벨 문서는 첫 칸만 설정
📌활용 가능한 양식 종류
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✅ 수료증
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✅ 상장
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✅ 행사 명찰
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✅ 고객 초대장
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✅ 교육 안내문
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✅ 사내 공지문
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✅ 인증서
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